绿城中国：电子档案变革下的“双向奔赴”

        绿城中国控股有限公司（以下简称“绿城中国”），1995年成立于杭州，是中国领先的优质房产品开发及生活综合服务供应商，连续十六年荣获「中国房地产百强企业综合实力TOP10」，客户满意度连续十年全国领先。

       

       绿城中国控股有限公司（以下简称“绿城中国”），1995年成立于杭州，是中国领先的优质房产品开发及生活综合服务供应商，连续十六年荣获「中国房地产百强企业综合实力TOP10」，客户满意度连续十年全国领先。绿城中国坚持“品质为先”的理念，以打造“TOP10中的品质标杆”为核心目标，布局三大板块和九大业务。致力于实现全品质、高质量的发展，并始终以精诚之道、精深之术、精湛之为，不断满足人们对理想生活的追求，营造美丽建筑，创造美好生活。

转型背景

       随着专票电子化的持续推进，以及信息技术的不断发展，企业在数智化转型过程中的财税业务流程正在持续重构和优化，电子档案管理平台建设成为企业数智化转型的“标配”。

       在试点建设电子档案管理平台前，绿城中国电子发票管理存在诸多难点：

        1、人工查验效率低下：全集团月均收票约6.5W张，年均收到约77.5W张票据，电子发票占比高达44%，人工进行防伪查验效率低下。

        2、存在报销漏洞：打印报销存在重复风险，人工核实工作量大；报销单填写繁琐易出错，财务审核工作困难且沟通成本高昂。

        3、打印归档管理难：电子发票打印归档，人工整理装订，保存成本高，且电子发票的原件没有统一保管。

        4、档案查询利用不便： 电子发票与记账凭证之间通过人工作业形成关联关系，极易出错且不便于后续查询利用；电子发票与报销单据及凭证未全流程   打通，追溯流程繁琐。

        5、不利于数据共享：绿城中国数智化转型升级，需要实现数据的线上采集、整合、分析、共享打造数字化管理的基础底座，而原始财务会计档案的采集、查阅、分析受客观条件制约，数据的共享、利用存在瓶颈。

       针对电子发票的管理痛点，绿城中国携手用友，积极致力于构建电子会计档案一体化管理平台，探索实现集团电子会计档案全生命周期的闭环管理，取得了明显试点工作成效。

解决方案

       本次应用电子会计档案系统将业务流程的集成化作为确保高效管理的前提，保证会计档案的完整性、关联性和系统性，实现业务发生、业务处理和归档管理的全过程在线控制。解决方案涵盖费控服务系统、电子会计档案系统、会计服务系统、税务服务系统等。

电子发票归集方案：

电子发票的采集方式主要有绿城发票夹、税务云微信公众号两个入口，涉及的增值税电子普通发票、增值税电子专用发票等。

电子发票报销方案：

绿城中国费控管系统与核算系统通过接口进行无缝对接，经审批后无问题的报账单经过会计核算自动生成会计凭证入账，核算系统与发票管理一体化集成，支持发票记账状态关联，回写凭证号，防止重复记账，支持取消记账状态更新。

电子发票入账方案：

（1）财务系统总账凭证记账后，税务云发票池的发票状态更新为已记账，且凭证号自动传输到发票池对应的发票上，便于账票核实、实现快速认证；

（2）发票池的发票信息包含业务系统名称、提交人、提交时间、业务单据号、凭证号、发票种类、票面金额、报销状态等；

（3）税务云通过对接国税局提供的发票认证接口服务实现直连认证，以“智能勾选”替代“手工搜索”，实现账票快速自动核对、批量认证。

电子发票归档方案：

电子会计档案通过接口自动对接记账凭证、会计账簿、财务会计报表、其他会计档案，可选择不同的装册方式完成装册，通过预设的四性检测对准备归档的电子会计档案进行检测，检测通过后可实现一键归档。

建设成效

       在试点工作中，集团建立了电子会计档案管理规范，完成了档案采集、整理、移交、保管、借阅、鉴定销毁等全流程电子化，实现了财务、审计、档案等部门管理创新，提高了档案利用效率，有效推动了集团全域数字化建设进程。

1、实现发票管理模式变革，防范税务风险。

在已有会计核算系统、影像系统、费控系统、财务共享中心等系统基础上，增加了电子档案系统，建立电子发票存储规范，能够准确、完整、接受和读取电子发票及其元数据，完成发票自动查验。

2、档案“采、制、存、查”全在线应用。

建立电子会计档案管理规范，完成档案采集、整理、移交、保管、借阅、鉴定销毁等全流程电子化，实现财务、审计、档案等部门管理创新，提高档案利用效率，推动集团全域数字化建设进程。

3、全过程线上化可追溯，防范内控风险。

将业务管理规范强化至执行层面，电子类会计资料的自动化控制及全线上流转；通过电子签名、水印等多种技术确保档案的安全有效，全过程可追溯，防范内控风险。

4、提升报销入账归档效率和员工报销体验

业务系统单据无纸化归档，提升员工报销填报效率，提高单据准确度，缩短报销流程周期，提升财务人员处理效率，节省凭证整理装订时间，加快整体效率。

 

 

浙江省档案局在《【学习园地】“绿城中国”积极探索集团电子会计档案全生命周期闭环管理新路径》中对绿城中国电子档案管理平台建设成果给予了详细介绍和高度认可。点击以下链接阅读浙江省档案局报道内容。

浙江省档案局：“绿城中国”积极探索集团电子会计档案全生命周期闭环管理新路径